Uw aanvraag is verzonden.
Ok

KIJKSHOP DCM AWARD

DESK als content management systeem: slim bekeken door Kijkshop!

Wat airconditioners, horloges, scheerapparaten en smartphones met elkaar te maken hebben? Ze zijn allemaal te koop bij Kijkshop. In Nederland en België heeft Kijkshop circa 100 vestigingen waar een breed assortiment aan non-food artikelen aangeboden wordt. Sinds 1999 verkoopt Kijkshop haar producten ook via haar website, www.kijkshop.nl. Wat in 1973 begon met één vestiging in ’s-Hertogenbosch is inmiddels dus uitgegroeid tot een internationale omni-channel retailer. Daar komen natuurlijk wel wat uitdagingen bij kijken.

 

Voor de communicatie met haar klanten maakt Kijkshop onder andere gebruik van wekelijkse folders, in-store materiaal en websites. Deze kanalen werden voorheen via meerdere systemen van informatie voorzien en voor het drukwerk werden externe Desktop Publishers (DTP’ers) ingeschakeld. De productdata van Kijkshop was op verschillende systemen, ook extern, opgeslagen en deze systemen werkten niet goed samen. Niet alleen was het erg duur om een groot deel van de systemen en arbeid uit te besteden, het leidde ook tot een complex proces en lange productietijden van folders. Het opstellen van folders kostte weken, waardoor er ver vooruit gedacht moest worden en er van flexibiliteit weinig sprake was. Dit bracht ook veel onnodige kosten met zich mee, waaronder kosten van externe DTP’ers en de inefficiëntie die ermee gepaard ging. Daar kwam nog bij dat het proces zeer foutgevoelig was door de grote hoeveelheid handmatige arbeid.

 

Om een sterker omnichannel concept neer te zetten wilde Kijkshop één systeem gaan gebruiken om alle productinformatie te beheren. Dit systeem moest ook aangesloten kunnen worden op de bronsystemen: het SAP ERP-systeem waarmee alle belangrijke bedrijfsinformatie beheerd wordt en Icecat waarmee de productinformatie van een groot aantal producten direct van de fabrikant wordt opgehaald. Met hetzelfde systeem wilde Kijkshop de websites van content kunnen voorzien en al het drukwerk kunnen produceren. Een uitdagende klus dus.

 

Een oplossing?

Met een PIM-systeem, waarmee alle productinformatie centraal beheerd kan worden, zou al een eerste grote stap gemaakt kunnen worden. Het zou een aantal systemen kunnen vervangen en tegelijkertijd de bestaande data vanuit het belangrijke ERP-systeem en Icecat kunnen gebruiken. Echter, een puur PIM-systeem heeft geen goede geïntegreerde mogelijkheden om bijvoorbeeld folders automatisch op te maken, prijskaartjes te vervaardigen of kassasystemen aan te sturen. Dit was wel een belangrijke voorwaarde van Kijkshop, dus werd besloten om te zoeken naar een systeem dat deze mogelijkheden wel zou bieden.

 

Dé oplossing!

Toen Kijkshop met DESK in aanraking kwam, bleek al snel dat dit systeem alles bood waar Kijkshop behoefte aan had. DESK is op de bronsystemen aangesloten, zodat het altijd automatisch over de meest actuele en eenduidige productinformatie beschikt. In DESK kan deze productinformatie eenvoudig aangevuld worden. Ook beeldmateriaal wordt in DESK beheerd en wordt eenvoudig gekoppeld aan de bijbehorende producten, waardoor alle belangrijke content gemakkelijk te vinden en beheren is.

 

Wat DESK ècht onderscheid van PIM-systemen is de geïntegreerde publicatiemogelijkheid in alle kanalen. Natuurlijk kan content vanuit DESK direct naar de websites gepubliceerd worden. Dat maakt het onderhouden van websites dus bijzonder eenvoudig. Daarnaast kan ook het drukwerk van Kijkshop eenvoudig vanuit DESK worden geproduceerd. De aanwezige productinformatie en het bijbehorende beeldmateriaal kunnen zeer efficiënt en geheel automatisch tot een drukgerede PDF omgevormd worden. Zo is de productietijd van de actiefolders van 8 weken teruggebracht tot enkele dagen! Waarbij wel de opmaak geheel door Kijkshop bepaald kan blijven worden. De marketing afdeling kan op basis van een simpel Excel bestand zelf bepalen welke artikelen op welke positie in de actiefolder komen. DESK doet de rest. Daarmee is het aanpassen van de folders al even eenvoudig geworden als het onderhouden van websites. De productietijd van de folders is verder versneld door DESK aan te sluiten op de drukkers. Wanneer DESK de inkooporder van het ERP-systeem ontvangt, wordt automatisch de opdracht bij de juiste drukker geplaatst. Kassasystemen in de winkels worden via DESK van productdata voorzien. De vitrinekaartjes, met belangrijke productinformatie en prijzen, worden eveneens geheel automatisch door DESK als drukgerede PDF’s bij de drukker afgeleverd met de juiste verzendgegevens voor de vestigingen. Ook beschikken de vestigingen over de mogelijkheid om zelf de kaartjes te printen.

 

Niet alleen de functionaliteiten van DESK maken het een krachtig systeem, ook de manier waarop DESK werkt draagt daaraan bij. DESK biedt een slimme workflow, waardoor de samenwerking tussen collega’s zo efficiënt mogelijk verloopt. De zeer gebruiksvriendelijke interface maakt DESK een allemansvriend die na een zeer korte instructie eenvoudig door alle (commerciële) medewerkers gebruikt kan worden. Zo kon Kijkshop vrijwel direct de voordelen van DESK ervaren.

 

Voordelen van DESK

Wat die voordelen zijn? Door de centrale opslag van productinformatie en de geïntegreerde mogelijkheden om deze informatie direct te publiceren worden op verschillende gebieden tijds- en kostenbesparingen gerealiseerd. Kijkshop kan nu zonder moeite veel processen intern oppakken, waardoor onder andere kosten voor de beeldbank, het maken van vitrinekaartjes en folderopmaak zijn vervallen. Ook intern is minder handmatige arbeid nodig door de aansluiting op bronsystemen. Daardoor zijn ook de kosten voor dataonderhoud sterk gereduceerd. Kwalitatief gaat Kijkshop er ook op vooruit. Doordat de folder nu gemiddeld in 2 dagen geproduceerd worden in plaats van 8 weken is Kijkshop zeer flexibel geworden met haar assortiment en periodieke acties. Productinformatie en prijzen in alle kanalen zijn altijd up-to-date, de opmaak en huisstijl van de folders kan eenvoudig aangepast worden, de content kan per kanaal worden geoptimaliseerd en Kijkshop kan nu meerdere regio-specifieke folders maken.

 

Het hele commerciële team van Kijkshop plukt hier dagelijks de vruchten van. Door deze kostenbesparingen heeft Kijkshop de investering in zeer korte tijd terugverdiend. Van deze enorme besparingen blijft Kijkshop nog jaarlijks profiteren!

De voordelen van DESK zijn dus op veel vlakken merkbaar. Mocht Kijkshop in de toekomst willen doorgroeien naar nieuwe marketing kanalen, dan groeit DESK gewoon met ze mee. Want DESK is hèt systeem voor het beheren en publiceren van content. Dat hebben ze dus slim bekeken bij Kijkshop!

 

Samenvatting

Kijkshop ervaart legio voordelen van het gebruik van DESK. Omdat een opsomming van voordelen niet prettig leest, konden niet alle voordelen helemaal in de case verwerkt worden. Hieronder zijn alle concrete voordelen duidelijk in samengevatte vorm benoemd.

 

De voordelen worden ervaren op het gebied van flexibiliteit, effectiviteit, efficientie (tijds- en/of kostenbesparing) en kwaliteit van de data. Cijfermatige data hiervoor is niet door Kijkshop beschikbaar gesteld:

  • Productietijd van folders teruggebracht van 8 weken tot 2-3 dagen -> Meer flexibiliteit
  • Assortiment en prijzen kunnen real-time worden aangepast -> Meer flexibiliteit
  • Meerdere folders voor specifieke doelgroepen kunnen geproduceerd worden -> Effectiever
  • Folderproductie is gedigitaliseerd, geautomatiseerd en gebeurt nu volledig intern, waardoor men niet meer afhankelijk is van het opmaak werk geleverd door externe DTP’ers. -> Efficienter
  • Meest recente en eenduidige productinformatie door aansluiting op bronsystemen -> Kwalitief betere data, efficienter
  • Interne productie van vitrinekaartjes -> Efficiënter, kwalitatief betere data
  • Flexibiliteit in digitale opmaak, huisstijl en kanaal-specifieke content -> Meer flexibiliteit, effectiever
  • Externe DTP kosten voor folderproductie zijn volledig komen te vervallen -> Efficiënter